TABLAS DINAMICAS DE EXCEL PARA ALTA GERENCIA DE PROYECTOS DE OBRAS Y CONSTRUCCIONES

(FYI)  Encontré esta información que me pareció bastante digerible para seguir aprendiendo de las famosas tablas dinámicas de Excel.

Del argentino José María César Leston, profesor de matemáticas y de Excel. Él es un Hombre de Negocio dedicado a las páginas web.

http://www.allexcel.com.ar/tablas-dinamicas/tablas-dinamicas.php

 

Como todo ejercicio, entre más práctica, mejor!

Exitos !

 

INTRODUCCION A LAS TABLAS DINAMICAS

Las Tablas Dinámicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.
El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados.
Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser utilizados en la confección de gráficos.
 La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se verá que es uno de los tópicos más potentes de Excel, principalmente en las versiones más recientes.
Empezaremos con un ejemplo:
La Gerencia de Obras, Construcciones y Proyectos genera la siguiente tabla en una Hoja de Excel donde figuran los datos de proyectos a la fecha.
Es un archivo “exportación” de todas las SOLICITUDES hechas desde el Service Desk de la institución.

  
A partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se generen REPORTES de Gerencia que indiquen, entre otras cosas:

ü  La cantidad de proyectos Cerrados, Resueltos y en En Espera por Jefaturas (Áreas Metro, Central y Occidental).

ü  La cantidad de Proyectos asignados a los colaboradores (arquitectos, ingenieros y técnicos)

ü  La cantidad de proyectos (en espera, resueltos y cerrados) por MES

ü  Reportes al detalle (por día)

ü  Reportes por especialidad (tipo de trabajo): electricidad, herrería, ebanistería, entre otros.

Para crear la tabla (REPORTE) que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas”,

en el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica" , pulsaremos en este último como se puede ver

a continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"

en este caso SELECCIONAR el rango de la tabla base (tabla de partida) o sea los TITULOS (incluya los rótulos), también seleccionamos "Nueva hoja de cálculo" y  pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la “Hoja4”(o el número que asigne Excel):

1.      Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"

2.      Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica"  que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los campos o TITULOS de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "TITULOS de columna", "TITULOS de fila" y  "Valores" donde irán apareciendo los TITULOS de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra

Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los TITULOS que tienen valores numéricos, siempre aparecen en rectángulo  "Valores".                                

como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de TITULOS sin marcar , pues bien, es justamente seleccionar las casillas  "ESTADO", "AGRUPAR", “CLIENTE” y “FECHA DE APERTURA”  lo debemos hacer en el próximo paso

Observar que aparecen automáticamente 2 botones.
Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo

si nos interesara saber solamente el dato de MANTENIMIENTO AREA OCCIDENTAL Y CENTRAL, junto con sus totales, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así obtenemos la siguiente tabla

luego de aplicar el filtro.
Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar mucho más el jugo a esta herramienta.
Podemos querer saber el detalle de las AREAS DE MANTENIMIENTO (TITULO “AGRUPAR”) y por cual “CLIENTE” (colaborador interno que hizo la solicitud). En este caso tendremos que seleccionar la casilla del TITULO “CLIENTE” y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel   "Lista de campos de tabla dinámica" 

TITULO DE FILA

TITULO DE COLUMNA

se ve que en los rectángulos,  más precisamente en el llamado Rótulo de fila, aparece un nuevo botón, el botón  VENDEDOR  en forma simultánea a la la selección de la casilla de verificación VENDEDOR.
La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo  "Rótulo de columna"

y la tabla queda como la que esta abajo , luego de haberle dado algo de formato

En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Álvarez G. atendió 91 SOLICITUDES para su jefatura de “Mantenimiento Área Metro”.
Otro ejemplo: Sería interesante saber de: “AREA DE MANTEMINIENTO CENTRAL” (Filtro de Informe) cuántas SOLICITUDES fueron abiertas “FECHA APERTURA” por los colaboradores (“CLIENTE” en la Etiqueta de Fila) en este 1er. Trimestre (ENE, FEB, MAR), o sea cuenta de “MES”.
Para hacerlo, verificamos la casilla "Cliente" y filtramos “Agrupar” (o sea, las Áreas de Manto. Central, Occ. y Central)

y se genera la tabla

donde se puede ver que el Sr. Cortés levantó 10 solicitudes en Enero, 6 en Febrero y 31 en Marzo para un total de 47 solicitudes a esa fecha.
Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otros más resultados que hacen de esta poderosa herramienta un aliado para el análisis de Alta Gerencia.

Arq. Ovidio Jurado

Psg. en Alta Gerencia

consejos online: @arqui_ovi